Bienvenue en résidence téléphonique !

Si vous souhaitez limiter l’accès à votre conférence téléphonique aux seules personnes détenant un code chiffré que vous leur aurez donné à l’avance, vous pouvez alors le renseigner dans ce champ, à la place du chiffre « 0 ».

Si vous laissez le chiffre « 0 » dans la case, alors aucun code ne sera demandé : toute personne composant le numéro de téléphone qui vous a été attribué pourra se connecter à votre conférence téléphonique (sauf numéros anonymes si vous décidez de ne pas les accepter, cf. « Appels anonymes »).

Si vous souhaitez que les personnes qui appellent pour rejoindre la conférence téléphonique soient accueillies avec un message d’accueil, vous pouvez ajouter un fichier audio (.mp3). Ce fichier sera alors entendu en premier, juste avant la connexion à la conférence téléphonique.

Attention : si plusieurs personnes appellent en même temps, il y a de fortes chances pour que le message audio soit tronqué ou même pas entendu du tout. Si plusieurs personnes sont susceptibles d’appeler en même temps, prenez garde à ne pas vous reposer sur ce message audio pour transmettre des informations importantes, considérez le comme un bonus !

Par défaut, la mention « Aucune » indique qu’aucun fichier audio n’a été installé.

Si vous souhaitez installer une annonce d’accueil en .mp3 :

• cliquez sur « Ajouter un son »
• sélectionnez le fichier .mp3 souhaité dans vos dossiers
• vérifiez que le nom du fichier choisi remplace la mention « Aucune » et poursuivez le paramétrage.

Si vous souhaitez enregistrer la conférence téléphonique, cliquez sur le bouton « Activé » correspondant, juste en-dessous de la mention « Enregistrement de la conférence ». Vérifiez que le bouton « Activé » apparaît bien sur fond bleu (tandis que le bouton « Désactivé » apparaît alors sur fond blanc).

Par défaut, l’enregistrement de la conférence téléphonique est désactivé (bouton « Désactivé » en bleu).

Attention : si vous décidez d’enregistrer la conférence téléphonique, nous vous demandons expressément d’en informer les personnes qui se connecteront à la conférence téléphonique avant leur arrivée sur la conférence téléphonique ou dès leur arrivée.

NB : l’annonce de l’enregistrement via une annonce personnalisée n’est pas suffisante puisque l’annonce est susceptible de ne pas être entendue lorsque deux personnes se connectent en même temps (cf. ci-dessus).

En fin de conférence téléphonique, l’enregistrement audio de la conférence (de la 1ère connexion jusqu’au moment où la dernière personne connectée raccrochera) sera envoyé par courriel grâce à un lien url cliquable, si et seulement si vous renseignez votre adresse de courriel comme adresse de réception du rapport de conférence (cf. « Rapport de conférence » ci-dessous). Lorsque vous cliquerez sur le lien reçu, vous pourrez alors télécharger le fichier .mp3 correspondant ou bien le diffuser directement via l’application audio compatible de l’équipement avec lequel vous consultez le courriel (ordinateur, smartphone, tablette).

Attention : si vous souhaitez recevoir cet enregistrement, vous devez impérativement indiquer votre adresse mail dans la partie « Administration » (plus bas dans l’écran). À noter également que l’enregistrement ne restera pas téléchargeable de manière permanente (en 12/2021, OVH conserve les enregistrements 30 jours, après quoi ils sont détruits).

Vous pouvez choisir de paramétrer la conférence téléphonique pour faire en sorte que le micro du téléphone des personnes appelant soient actif (tout le monde pourra les entendre) ou muet (personne ne pourra les entendre) à leur arrivée sur la conférence téléphonique.

Par la suite, lorsqu’une personne est connectée sur la conférence téléphonique, elle peut changer l’état du micro de son téléphone en appuyant 2 fois sur la touche « 0 » : si le micro était « actif », il passera alors en « muet » et elle entendra (elle seulement) le message suivant : « Personne ne peut vous entendre ».
Inversement, si l’état du micro était « muet », il passera alors en « actif » lorsque la personne appuiera 2 fois sur la touche « 0 ». La personne entendra alors (elle seulement) le message suivant : « Tout le monde peut vous entendre ».

Le choix de paramétrage de départ dépend de l’usage que vous comptez faire de la conférence.

Microphone actif dès le départ (bouton « Actif » sur fond bleu) : vous privilégiez l’interactivité vocale et souhaitez que les personnes puissent facilement s’exprimer dès le début, sans avoir à faire la manipulation de touches pour être entendues. Vous prenez le risque de bruits parasites et de personnes n’arrivant pas à fermer leur micro. Cependant, deux solutions :

• proposer aux personnes de fermer leur micro non pas en appuyant 2 fois sur « 0 », mais simplement en utilisant la touche « mute » ou « muet » de leur propre téléphone,
• utiliser l’url de contrôle (cf. ci-dessous) pour couper le micro des personnes parasitant la conférence téléphonique. Attention : l’interface n’est pas forcément très précise et il est parfois difficile d’identifier les micros concernés.

Microphone muet dès le départ (bouton « Muet » sur fond bleu) : vous privilégiez l’écoute. À noter que toutes les personnes devant s’exprimer devront alors appuyr 2 fois sur « 0 » pour activer leur micro.
NB : la touche « mute » ou « muet » d’un téléphone ne permet pas d’ouvrir un micro si celui-ci est fermé depuis l’interface OVH ! Le micro doit d’abord être activé via l’interface OVH (par défaut lors du paramétrage par vous en amont ou bien par la personne appelant en cliquant 2 fois sur « 0 » sur son clavier téléphonique).

Une fois la conférence téléphonique terminée (lorsque la dernière personne connectée à raccroché), OVH envoie un rapport de conférence par courriel, avec notamment le lien vers l’enregistrement (si la fonction est activée dans le paramétrage) et aussi la liste des numéros de téléphones des personnes ayant appelé. Nous vous demandons expressément de le signaler aux personnes que vous invitez à se connecter à la conférence téléphonique. D’autant plus qu’il est très facile, pour les personnes ne souhaitant pas communiquer leur numéro de téléphone, d’appeler en mode « numéro caché ».

Pour appeler en numéro caché, vous trouverez ici un mode d’emploi très bien fait : https://www.commentcamarche.net/mobile/operateurs-forfaits/591-appeler-en-numero-masque-inconnu/

Si vous souhaitez empêcher les appels anonymes (et donc empêcher les appels en numéro caché), vous pouvez cependant sélectionner l’option « Rejetés » sous l’indication « Appels anonymes ».

La langue de la conférence téléphonique est celle des messages audio automatiques générés par OVH au fil de la conférence, en fonction de votre paramétrage et des actions des personnes connectées : « Veuillez composer le code d’accès à la conférence », « Vous êtes actuellement le seul participant dans cette conférence », « Tout le monde peut vous entendre », etc.

Les langues disponibles (en 12/2021) sont : français, italien, espagnol, anglais, allemand.

À la fin de votre conférence téléphonique (lorsque la dernière personne connectée a raccroché), un rapport de conférence est envoyé par courriel. Ce rapport contient notamment :

• les numéros de téléphone des personnes qui se sont connectées (avec les jours et horaires d’arrivée et de sortie de la conférence),
• le lien cliquable vers l’enregistrement audio de la conférence, si celui-ci a été activé lors du paramétrage préalable.

Vous avez plusieurs choix quant à ce rapport de conférence :

Aucun rapport : vous ne recevrez aucun rapport, et donc n’aurez pas le lien vers l’éventuel enregistrement.

Recevoir sur l’adresse e-mail de mon compte : vous n’avez pas accès à cette adresse.

Recevoir sur une autre adresse e-mail : en choisissant cette option, vous pourrez ensuite renseigner l’adresse courriel de votre choix dans un champ qui apparaîtra juste en-dessous. Vérifiez bien l’adresse, car en cas d’erreur, le rapport et donc l’enregistrement seront perdus.

Si vous cochez la case correspondante pour « recevoir les rapports en marque blanche », alors le rapport de conférence sera envoyé depuis une adresse de courriel non associée à OVH : no-reply@clientmanager.fr. Le courriel constituant le rapport de conférence ne fera pas non plus mention du numéro de client associé à cette conférence.

Si vous ne cochez pas cette case, le rapport de conférence sera envoyé depuis l’adresse suivante : support@ovh.com. Le courriel constituant le rapport de conférence fera aussi mention du numéro de client associé à cette conférence.

Si vous cliquez sur « Générer les urls », vous aurez alors la possibilité de copier-coller deux urls :

• Url de suivi : pour simplement voir les numéros de téléphone des personnes connectées,
• Url de contrôle : pour voir les numéros mais aussi activer ou rendre muet le micro du téléphone associé à un numéro donné.

Attention : ces écrans de suivi et de contrôle ne sont pas très fiables, nous ne vous conseillons pas de trop vous reposer dessus. En outre, nous vous conseillons de ne pas communiquer ces urls autour de vous, puisque cela revient à communiquer  des tiers les numéros de téléphone de toutes les personnes connectées à la conférence téléphonique.